{"id":180,"date":"2022-06-10T17:19:51","date_gmt":"2022-06-10T20:19:51","guid":{"rendered":"https:\/\/qually.com.br\/hp\/?p=180"},"modified":"2022-06-13T13:39:28","modified_gmt":"2022-06-13T16:39:28","slug":"o-que-voce-precisa-saber-sobre-a-gestao-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/qually.com.br\/hp\/regulatorio\/o-que-voce-precisa-saber-sobre-a-gestao-de-documentos\/","title":{"rendered":"O que voc\u00ea precisa saber sobre a gest\u00e3o de Documentos"},"content":{"rendered":"\n<p>Gest\u00e3o de documentos na RDC 302, regulamento t\u00e9cnico para funcionamento de laborat\u00f3rios cl\u00ednicos, traz no item:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-pullquote\"><blockquote><p>6.2.1 &#8220;O laborat\u00f3rio cl\u00ednico e o posto de coleta laboratorial devem dispor de instru\u00e7\u00f5es escrita dispon\u00edveis e atualizadas para todos os processos anal\u00edticos, podendo usar as instru\u00e7\u00f5es do fabricante.&#8221;<\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n<p>A legisla\u00e7\u00e3o traz em outros diversos itens sobre registros de informa\u00e7\u00f5es relevantes para a seguran\u00e7a do paciente, sendo imprescind\u00edvel a organiza\u00e7\u00e3o e rastreabilidade dos documentos.<\/p>\n\n\n\n<p>A gest\u00e3o de documentos no laborat\u00f3rio e em todas as institui\u00e7\u00f5es de sa\u00fade se torna essencial e obrigat\u00f3rio sua implementa\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o dessa organiza\u00e7\u00e3o de forma sist\u00eamica para que as atualiza\u00e7\u00f5es se torne habitual sempre que houver mudan\u00e7as no processo.<\/p>\n\n\n\n<p>Desde j\u00e1 falamos de gest\u00e3o de documentos o que realmente precisa ser evidenciado para o laborat\u00f3rio ficar em conformidade com as legisla\u00e7\u00f5es e normas de acredita\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Sobretudo me arrisco a dizer que poucas s\u00e3o as institui\u00e7\u00f5es que est\u00e3o conformes.<\/p>\n\n\n\n<p>Mas afinal, o que \u00e9 preciso para que em uma auditoria interna e ou externo todos os setores auditado possa apresentar as evid\u00eancias de que cumprem com esse quesito?<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Armazenamento e gest\u00e3o de documentos<\/h2>\n\n\n\n<p>A primeira coisa \u00e9 manter esses documentos em um lugar apenas onde possa ser acess\u00edvel por mais de um profissional da institui\u00e7\u00e3o e que seja de forma f\u00e1cil para que se possa atualizar, apresenta a equipe e ou as inspe\u00e7\u00f5es e auditorias. Esse espa\u00e7o seria uma pasta onde possa guardar esses arquivos de forma organizada. <\/p>\n\n\n\n<p>Contudo vale ressaltar que <strong>sistemas<\/strong> de gest\u00e3o da qualidade \u00e9 uma excelente forma de armazenar esses arquivos edit\u00e1veis onde:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>possa acessar de onde quiser a qualquer hora<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>fazer a edi\u00e7\u00e3o e liberar para publica\u00e7\u00e3o <\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Assim, fazer os treinamento da equipe que precisa ter acesso, como falaremos mais adiante.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Itens Importantes para o armazenamento<\/h2>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\"><li><strong>Padr\u00e3o de nome<\/strong> <br>Os arquivos digitais precisam manter um padr\u00e3o de nome para que ao avan\u00e7ar nas vers\u00f5es leve essa descri\u00e7\u00e3o para que n\u00e3o haja trocas de informa\u00e7\u00f5es.<\/li><li><strong>Vers\u00e3o<\/strong><br>\u00c9 preciso ter uma sequ\u00eancia de vers\u00e3o em cada documento para que se garanta a integridade do documento atual e que \u00e9 a vers\u00e3o mais atual, sendo as outras mantidas em obsoleto, n\u00e3o descartar mas torn\u00e1-la n\u00e3o acess\u00edvel para uso nos procedimentos.<\/li><li><strong>Validade<\/strong> <br>Boa parte dos documentos s\u00e3o necess\u00e1rios revisar.<br>O laborat\u00f3rio precisa determinar em quais momentos isso ser\u00e1 feito. <br>Uma periodicidade, quando tiver alguma altera\u00e7\u00e3o no procedimento ou no setor em que esse procedimento esteja sendo executado.<\/li><li><strong>Tipo de documento<\/strong><br>Existe uma hierarquia documental que \u00e9 importante seguir para melhorar organiza\u00e7\u00e3o dos processos.<br>Assim melhora o entendimento dos profissionais que precisam estar de posse desses documentos no dia a dia. <em>Exemplo: Manais, POPs, IT, etc. Essa defini\u00e7\u00e3o \u00e9 feita no documento principal da qualidade, o manual da qualidade.<\/em><\/li><li><strong>Responsabilidade<\/strong> <br>Ao construir o documento, uma necessidade que surge do mapeamento do processos e precisa definir o respons\u00e1vel por esse procedimento. <br>Avaliar e acompanhar sua execu\u00e7\u00e3o, indicadores atrelados aos riscos, para que n\u00e3o haja desvios e se acontecer fazer as tratativas da N\u00e3o conformidade.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Plano de comunica\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de documentos<\/h2>\n\n\n\n<p>Ainda durante esse m\u00eas vamos tratar de v\u00e1rios itens importantes sobre a gest\u00e3o de documentos, como:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>rastreabilidade &#8211; como fazer o monitoramento de vencimentos, <\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>dicas de treinamentos a equipe, <\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>o fluxo de cria\u00e7\u00e3o<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>revis\u00e3o e aprova\u00e7\u00e3o<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>permiss\u00f5es dos documentos em rela\u00e7\u00e3o aos grupos de acessos da equipe <br><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Tamb\u00e9m vamos falar do mapeamento de processos como <a href=\"https:\/\/www.dicio.com.br\/norteador\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">norteador<\/a> para a cria\u00e7\u00e3o de documentos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">CONCLUS\u00c3O<\/h2>\n\n\n\n<p>A Gest\u00e3o de Documentos, apesar de muitos laborat\u00f3rios n\u00e3o realizar, \u00e9 uma quest\u00e3o de legisla\u00e7\u00e3o e podem estar infringindo as normas.<\/p>\n\n\n\n<p>Bem como isso pode levar consequ\u00eancias normativas at\u00e9 o lacre da empresa at\u00e9 a adequa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Igualmente a Qually \u00e9 uma empresa especializada em gest\u00e3o da qualidade e apresenta em seus <a href=\"https:\/\/qually.com.br\/hp\/2022\/04\/06\/quais-os-diferenciais-da-qually\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">diferenciais<\/a>, a gest\u00e3o de documentos, com todos os itens que comentamos.<\/p>\n\n\n\n<p>A Gest\u00e3o de Documentos \u00e9 uma quest\u00e3o de seguran\u00e7a do paciente, ent\u00e3o ela precisa ser tratada com seriedade e responsabilidade.<\/p>\n\n\n\n<p style=\"font-size:9px\"><strong>REFER\u00caNCIAS<\/strong><br>RDC 302 &#8211; Regulamento t\u00e9cnico para funcionamentos de laborat\u00f3rios cl\u00ednicos<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Manter a organiza\u00e7\u00e3o dos documentos para um laborat\u00f3rio nem sempre \u00e9 uma tarefa simples, por\u00e9m \u00e9 essencial para garantir a seguran\u00e7a e a rastreabilidade do processo.<br \/>\nMas enfim para que o laborat\u00f3rio precisa dessa gest\u00e3o de documentos na pr\u00e1tica?<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":189,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[2],"tags":[8,7,9,11,12,13,10],"class_list":["post-180","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-regulatorio","tag-documentos","tag-gestao","tag-gestao-de-documentos","tag-gestao-de-qualidade","tag-pop","tag-rastreabilidade-de-documentos","tag-rdc302"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.8 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>O que voc\u00ea precisa saber sobre a gest\u00e3o de Documentos - Qually<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"A gest\u00e3o de documentos para um laborat\u00f3rio nem sempre \u00e9 uma tarefa simples, por\u00e9m \u00e9 essencial para garantir seguran\u00e7a e rastreabilidade\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, 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