Gestão de documentos na RDC 302, regulamento técnico para funcionamento de laboratórios clínicos, traz no item:

A legislação traz em outros diversos itens sobre registros de informações relevantes para a segurança do paciente, sendo imprescindível a organização e rastreabilidade dos documentos.

A gestão de documentos no laboratório e em todas as instituições de saúde se torna essencial e obrigatório sua implementação e manutenção dessa organização de forma sistêmica para que as atualizações se torne habitual sempre que houver mudanças no processo.

Desde já falamos de gestão de documentos o que realmente precisa ser evidenciado para o laboratório ficar em conformidade com as legislações e normas de acreditação.

Sobretudo me arrisco a dizer que poucas são as instituições que estão conformes.

Mas afinal, o que é preciso para que em uma auditoria interna e ou externo todos os setores auditado possa apresentar as evidências de que cumprem com esse quesito?

Armazenamento e gestão de documentos

A primeira coisa é manter esses documentos em um lugar apenas onde possa ser acessível por mais de um profissional da instituição e que seja de forma fácil para que se possa atualizar, apresenta a equipe e ou as inspeções e auditorias. Esse espaço seria uma pasta onde possa guardar esses arquivos de forma organizada.

Contudo vale ressaltar que sistemas de gestão da qualidade é uma excelente forma de armazenar esses arquivos editáveis onde:

• possa acessar de onde quiser a qualquer hora

• fazer a edição e liberar para publicação

Assim, fazer os treinamento da equipe que precisa ter acesso, como falaremos mais adiante.

Itens Importantes para o armazenamento

1. Padrão de nome
   Os arquivos digitais precisam manter um padrão de nome para que ao avançar nas versões leve essa descrição para que não haja trocas de informações.
2. Versão
   É preciso ter uma sequência de versão em cada documento para que se garanta a integridade do documento atual e que é a versão mais atual, sendo as outras mantidas em obsoleto, não descartar mas torná-la não acessível para uso nos procedimentos.
3. Validade
   Boa parte dos documentos são necessários revisar.
   O laboratório precisa determinar em quais momentos isso será feito.
   Uma periodicidade, quando tiver alguma alteração no procedimento ou no setor em que esse procedimento esteja sendo executado.
4. Tipo de documento
   Existe uma hierarquia documental que é importante seguir para melhorar organização dos processos.
   Assim melhora o entendimento dos profissionais que precisam estar de posse desses documentos no dia a dia. Exemplo: Manais, POPs, IT, etc. Essa definição é feita no documento principal da qualidade, o manual da qualidade.
5. Responsabilidade
   Ao construir o documento, uma necessidade que surge do mapeamento do processos e precisa definir o responsável por esse procedimento.
   Avaliar e acompanhar sua execução, indicadores atrelados aos riscos, para que não haja desvios e se acontecer fazer as tratativas da Não conformidade.

Plano de comunicação da gestão de documentos

Ainda durante esse mês vamos tratar de vários itens importantes sobre a gestão de documentos, como:

• rastreabilidade – como fazer o monitoramento de vencimentos,

• dicas de treinamentos a equipe,

• o fluxo de criação

• revisão e aprovação

• permissões dos documentos em relação aos grupos de acessos da equipe
  

Também vamos falar do mapeamento de processos como norteador para a criação de documentos.

CONCLUSÃO

A Gestão de Documentos, apesar de muitos laboratórios não realizar, é uma questão de legislação e podem estar infringindo as normas.

Bem como isso pode levar consequências normativas até o lacre da empresa até a adequação.

Igualmente a Qually é uma empresa especializada em gestão da qualidade e apresenta em seus diferenciais, a gestão de documentos, com todos os itens que comentamos.

A Gestão de Documentos é uma questão de segurança do paciente, então ela precisa ser tratada com seriedade e responsabilidade.

REFERÊNCIAS
RDC 302 – Regulamento técnico para funcionamentos de laboratórios clínicos